Tanie stoisko, czyli jak przy minimalnych kosztach wystawić się na targach?

Globalne korporacje dysponujące gigantycznymi budżetami promocyjnymi mogą puścić wodze fantazji i zbudować swoje konstrukcje nie patrząc na wydatki. Jeśli jednak przykładasz wagę do cięcia kosztów, poniżej znajdziesz garść porad o tym co zrobić, aby maksymalnie zaoszczędzić wystawiając się na targach.

Zakup powierzchni
Menedżer, który sprzedaje przestrzeń wystawienniczą zazwyczaj proponuje określoną cenę za metr kwadratowy. Nie bój się z nim negocjować. Zasada jest prosta: im Twój zakup będzie bardziej korzystny dla sprzedającego, tym więcej jesteś w stanie ugrać. Jeśli więc wykupisz miejsce odpowiednio wcześnie, będziesz mógł liczyć na duże upusty cenowe, to samo tyczy się znacznych metraży – im więcej kupujesz, tym dostaniesz lepszą cenę. Innym sposobem jest zapytanie sprzedającego o oferty last minute. Czasem firmy w ostatniej chwili wycofują się z wcześniej zajmowanej powierzchni, a dla menedżera jest to trudna sytuacja, więc na kilka dni przed targami będzie skory do ustępstw, po to by zapełnić zaistniałą lukę w planie zagospodarowania powierzchni. Nie bój się rozmawiać o pieniądzach, Twojemu portfelowi wyjdzie to na dobre.

Hotel
Miejsca noclegowe dla siebie i pracowników zamawiaj najwcześniej jak się da. Przed samą imprezą ceny hoteli w okolicy obiektu są bowiem niedorzecznie wysokie.

Opłaty targowe i parking
Za wykonanie zabudowy na powierzchni eventowej organizator pobiera dodatkową opłatę, tzw. „infrastrukturę”. Ceny takiej opłaty wynoszą ok. 25 zł netto za metr kwadratowy, co w przypadku dużych stoisk daje już poważne sumy. Postaraj się przekierować tę opłatę na rzecz firmy, która zbuduje stoisko, ale pamiętaj, że firma doliczy Ci to do ceny. Najlepiej targować się z menedżerem, dzięki czemu czasami można nawet całkowicie zejść z ceny „infrastruktury”. Podobnie jest w przypadku kart parkingowych, ponownie warto rozmawiać ze sprzedającym. Potrzebujesz dwóch dodatkowych kart dla swoich gości/pracowników? Poproś o nie w gratisie, a jeśli prośba zostanie odrzucona zaproponuj chęć dokupienia np. dodatkowych 4 metrów powierzchni stoiska lub też innej usługi oferowanej przez targi. Negocjacje przebiegają najlepiej wtedy, gdy obydwie strony czują się wygrane. Zalecam więc umiar, nie ma co przesadzać ze zbijaniem ceny, przecież każdy chce i musi na transakcji zarobić.

Konstrukcja stoiska
W tym wypadku największą oszczędnością będzie nawiązanie wieloletniej współpracy z wybraną firmą zabudowującą. Jeśli masz sprawdzoną ekipę, która cyklicznie pomaga Ci wystawić się na targach i jesteś w stanie utrzymać z nią długofalowe relacje (nawet jeśli wystawiasz się raz w roku), możesz wcześniej przygotować budżet, projekt powierzchni i grafiki. Co istotne, będziesz znać jakość wykonania zabudowy, a dzięki temu, że współpraca przebiega systematycznie, uda Wam się uniknąć różnego rodzaju błędów, które pojawiają się przy korzystaniu z usług nowej firmy za każdym razem, gdy bierzecie udział w targach. Stała, sprawdzona ekipa to gwarancja dobrej ceny i jakości.

A co zrobić, gdy chcesz pokazać się na targach po raz pierwszy i nie miałeś jeszcze do czynienia z firmami budującymi stoiska? Przede wszystkim, warto zapytać kolegów z branży o firmy godne polecenia, takie samo zapytanie warto przesłać też do organizatora imprezy, który zazwyczaj ma w wachlarzu swych usług wykonywanie zabudowy, czy to z systemów targowych czy też bardziej wysublimowanych materiałów. Najtańsza jest zabudowa systemowa, dlatego w przypadku ograniczonych funduszy bierzemy ją pod uwagę w pierwszej kolejności.

Gdy uzyskasz już kontakt do osób oferujących zbudowanie stoiska, zadzwoń i powiedz wstępnie czego szukasz. Zapytanie do firmy zabudowującej można również wysłać drogą mailową. Istotne jest, by o ofertę konstrukcji zabudowy zapytać minimum trzy firmy. Da to jasny obraz sytuacji i pozwoli na wybranie najbardziej korzystnej opcji cenowej. Warto pamiętać, że najtaniej nie zawsze znaczy najlepiej, a prywatnie polecam strategię wyboru oferty ze środkowej półki cenowej. Oczywiście tutaj też można się targować, poprzez dobór mebli na stoisko (niższa bądź wyższa jakość wykonania), ilości szklanych witryn ekspozycyjnych, lad, oświetlenia czy grafiki.

Inspektor gadżet
Firmy zabudowujące zazwyczaj ściśle współpracują z agencjami reklamowymi lub drukarniami i możemy pozytywnie się zaskoczyć, gdy zapytamy swoich budowlańców o dodatkową usługę w postaci przygotowania materiałów reklamowych, katalogów oraz gadżetów do rozdawania zwiedzającym. Kompleksowe zamówienie stoiska pod klucz, na którego zapleczu znajdują się już gotowe materiały reklamowe jest pomysłowe i gwarantuje oszczędności w logistyce i większe upusty cenowe.

Tniemy reklamę
Oszczędzić możemy na grafice, gdyż im więcej jej na stoisku, tym więcej wydamy w drukarni. Jeśli nie masz środków, uczyń swoje stoisko bardziej minimalistycznym – białe tło i wyraźny logotyp firmy, do tego dwa lub trzy zdjęcia produktów – tyle wystarczy. To wszystko wpisuje się perfekcyjnie w obecnie dominujący, architektonicznie przejrzysty trend, który nie wymaga od wystawcy atakowania potencjalnego kupującego gigantyczną falą mieniących się kolorów. Jasne, jednolite tło daje wrażenie czystości i poprawia jakość odbioru naszego produktu, a że przy okazji jest tanie, to korzyści mnożą się same.

Na czym jeszcze można zaoszczędzić?
Poczęstunek, zarówno ten spożywczy, jak i alkoholowy, warto kupić podczas promocji w markecie lub hurtowo w sklepie typu Makro, zamiast czekać z nim do ostatniego dnia przed targami. Ulotki rozdawane na chybił trafił to zmarnowane pieniądze. Jeśli chcesz by ktoś zabrał Twoją ofertę ze sobą – przygotuj katalog i ustaw go na dedykowanym stojaku. Klienci zainteresowani tą ofertą po prostu go ze sobą wezmą. Mimo że jego produkcja jest droższa, przekłada się na lepszy zwrot z inwestycji, więc zaliczamy to do oszczędnych rozwiązań. A jeśli chcesz mieć na stoisku parę kwiatków to nie wypożyczaj ich, tylko weź ze sobą z domu. Prezentujesz film reklamowy? Zabierz z siedziby firmy telewizor, w skrajnych przypadkach pożycz go nawet ze swojego domu. YouTube udowadnia, że sprzedaż poprawia się znacząco, gdy idzie w parze z prezentacją materiałów wideo.
Na koniec warto przytoczyć trójkątny schemat projektu nastawionego na niską cenę. Jeśli coś ma być wykonane tanio i szybko, to nie będzie zrobione dobrze. Jeśli ma być dobre i tanie, to na pewno nie będzie wykonane szybko. Można wybrać tylko dwie opcje. Więc, aby oszczędzać, warto planować.

Karol Salawa / stoiska24.pl

Artykuł ukazał się OOH magazine nr 1/2018. Pobierz wersję online TUTAJ.