Przepis na udany event według BERM

Branża eventowa w ostatnich latach rozwija się bardzo dynamicznie. Wydarzenia firmowe, konferencje czy targi stały się niezwykle istotnym narzędziem komunikacji marketingowej, wykorzystywanym przez marki do promocji produktów i usług. Coraz większą rolę odgrywają także w sferze publicznej, gdzie poprzez ciekawe eventy promowane są konkretne projekty i idee. Niezależnie od tego, dla kogo event powstaje i jaka jest jego tematyka, należy pamiętać o kilku kwestiach.

Doświadczony partner

Przygotowanie eventu to złożony proces, w ramach którego należy zadbać o wiele aspektów. Wbrew pozorom to nie tylko wybór miejsca i oferty cateringowej, ale też zorganizowanie dodatkowych atrakcji, zapewnienie kwestii bezpieczeństwa, stworzenie scenografii oraz wiele detali, które muszą znaleźć swoje miejsce w ściśle określonym planie i harmonogramie, zarówno samego wydarzenia, jak i prac przygotowawczych. Właśnie dlatego planując taki event warto powierzyć jego przygotowanie specjalistom, którzy wsłuchując się w potrzeby i oczekiwania klienta zaproponują swoją wizję. Zwłaszcza, że organizacja imprezy własnymi siłami wcale nie musi oznaczać oszczędności, ponieważ wiele zadań i tak będzie trzeba powierzyć podwykonawcom. Tymczasem agencja eventowa i doświadczony zespół specjalistów z łatwością skoordynuje całość prac.

Najważniejszy jest plan

Mówiąc o planie w kontekście wydarzenia mamy na myśli nie tylko harmonogram samego eventu, ale cały zakres prac, które należy wykonać, aby go przygotować i zakończyć z powodzeniem. Logistyka eventu zakłada poukładanie wszystkich procesów przed, w trakcie, jak również po wydarzeniu.

Pierwszym krokiem, niezależnie od tego, z jakim wydarzeniem mamy do czynienia, biorąc pod uwagę skalę czy temat, jest opracowanie koncepcji. Musimy ustalić co chcemy osiągnąć i do kogo się kierować. Zrozumienie potrzeb i oczekiwań klienta jest kluczowe.

Cały pomysł na event należy rozłożyć na czynniki pierwsze, a więc rozpisać do najmniejszych, pojedynczych zadań. Podczas samego wydarzenia kluczowe jest odegranie każdej sekundy z harmonogramu. Każdy, nawet najmniejszy element ma znaczenie – opóźnione nawet o kilka sekund włączenie światła czy muzyki może zaburzyć odbiór całości i popsuć atmosferę.

Indywidualne podejście

Każde wydarzenie, jakie organizujemy, powinno być traktowane jako nowe przedsięwzięcie. Nawet jeśli to cykliczne spotkanie, nie można powielać schematu, ponieważ w  ten sposób nie zainteresujemy gości. Owszem, można wykorzystać pewne sprawdzone elementy, ale dostosowując je do określonej sytuacji. Zasadniczo podczas organizacji mamy do czynienia z tymi samymi komponentami, takimi jak: transport, wyżywienie, atrakcje, zakwaterowanie, podwykonawcy, zabezpieczenie medyczne, terminy i wiele innych, które przy każdym evencie należy na nowo poukładać.

W branży eventowej można mówić o różnych trendach i modach, które trafiają do konkretnej grupy docelowej. Ich wykorzystywanie przy organizacji eventu jest dobrym pomysłem, ale należy podejść do projektu indywidualnie, ponieważ każde zastosowane rozwiązanie musi pasować do wizerunku organizatora.

Otwarcie siedziby TKT Engineering oraz ELIN. Fot. Janusz Jabłoński.

Efekt WOW

Przy organizacji eventów bardzo często pojawia się stwierdzenie „efekt WOW”, którego zwykle oczekują klienci. Problem stanowi to, że efekt ten nie ma definicji. Chodzi po prostu o zaskoczenie klienta i jego gości, tak aby podnieść jakość odbioru wydarzenia i sprawić, aby zapadło ono uczestnikom w pamięć. Wyróżniający design, czy ciekawe wykorzystanie multimediów lub nowinek technologicznych to elementy wpływające na „efekt WOW”.

Obecnie na rynku jest wiele rozwiązań i technik, które można wykorzystać. Np. VR pozwala pokazać, jak powstaje dany produkt, czyli przenieść odbiorcę do fabryki, a obrazy pojawiające się w rozdzielczości HD, których praktycznie można dotknąć, przyciągają uwagę gości. Z drugiej jednak strony coraz trudniej jest zaskoczyć odbiorcę czymś, czego jeszcze nie zna i wyróżnić się na tle konkurencji.

Znane nazwiska

Z branżą eventową często kojarzone jest zaangażowanie osób znanych: aktorów, piosenkarzy, sportowców, czy coraz częściej gwiazd internetu i influencerów. Uważa się, że ich obecność w roli gości specjalnych czy prelegentów podniesie prestiż eventu i przyciągnie media. Owszem, często jest to duży plus imprezy i magia znanego nazwiska pozytywnie przekłada się na odbiór całości, reakcje gości, zainteresowanie mediów czy wpływa na samą promocję imprezy. Trzeba jednak pamiętać, że zawsze do pomysłu zaangażowania celebryty należy podejść indywidualnie, gdyż nie w przypadku każdego wydarzenia będzie to wskazane. Dla przykładu, jeśli celem spotkania jest prezentacja projektu i ma ono czysto merytoryczny charakter, obecność gwiazdy może odwracać uwagę od meritum. Jeśli natomiast mamy do czynienia z imprezą, która wymaga poprowadzenia, warto zaangażować znanego konferansjera, chociażby ze względu na jego doświadczenie i obycie ze sceną.

Olga Zalewska, Project Manager BERM Creative Production Group

JK