Szybki przewodnik, jak wybrać agencję eventową

Zaplanowanie i organizacja eventu bywa czasochłonnym i zarazem frustrującym zajęciem. Wynajmując agencję eventową, nie musisz się martwić o zarządzanie, organizację i przygotowanie wydarzenia. 

Agencja eventowa działa zgodnie z ustalonym harmonogramem i zarządza wszystkimi procesami, aby Twoja impreza była udana i niepowtarzalna. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać odpowiednią agencję i przekazać swoją odpowiedzialność za wydarzenie ekspertom. Jak, zatem wybrać agencję eventową odpowiadającą potrzebą twojej strategii?

Dobry brief to podstawa

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, zanim zaczniesz szukać agencji eventowej, jest zdefiniowanie tego, czego oczekujesz, czego potrzebujesz i co chcesz osiągnąć. Jeśli tego nie zrobisz, nie spodziewaj się, że agencja, domyśli się czego naprawdę chcesz. Określenie celów jest prawdopodobnie jedną z najważniejszych części briefu dla agencji eventowej.   Zacznij od określenia konkretnego celu lub problemu, który chcesz rozwiązać. Napisz zwięzłe stwierdzenie, jaki wpływ powinno mieć wydarzenie na Twoją grupę docelową.  Skoncentruj się na tym, co event powinien wzbudzić na poziomie myśli, emocji i działań wśród odbiorców. Napisz to wprost, aby zapobiec nieporozumieniom. Pamiętaj, że cele mogą być różne – sprzedażowe, ale także dotyczące innych aktywności. Przedstawiając cele wydarzenia na początku briefu, pozwolisz oferentom zrozumieć, co muszą zrobić i pomożesz im skupić się na znalezieniu najlepszego, kreatywnego rozwiązania. Takie podejście da agencji maksimum możliwości do zrobienia tego w czym jest naprawdę dobra, czyli wykorzystania swojej kreatywności do realizacji Twoich celów.  Możesz skorzystać z przygotowanego przez ITBC Events szablonu briefu eventu. Ułatwi Ci on zdecydowanie proces twórczy, jakim jest opisanie idei wydarzenia.

Doświadczenie jest istotne

Wiele osób uważa, że ​​organizacja eventu jest kwestią wykonywania kilku telefonów i dokonania rezerwacji obiektu. Do planowania wydarzeń i ich organizacji potrzebny jest jednak szerszy zestaw kompetencji. Wybierz agencje na podstawie jej doświadczenia, a nie nazwy i ładnej strony internetowej. Nigdy nie wynajmuj sieciowej agencji bez sprawdzania jej lokalnych doświadczeń.

Pamiętaj też, że nie wszystkie agencje eventowe oferują wszystkie usługi, ale mogą współpracować z doskonałymi podwykonawcami. To wcale nie jest złe. Nawet najlepsze firmy eventowe, korzystają z partnerów do różnych aspektów wydarzenia, a efekty tego są doskonałe.

Szukaj agencji, z doświadczeniem i pasją w tym, co robi.  Zwykle agencja, która jest już trochę na rynku zrealizowała wiele różnorodnych projektów i daje gwarancję dobrego wykonania. W swoim briefie możesz wspomnieć, że chcesz zobaczyć kilka projektów, jakie zrealizowała agencja. Pozwoli ci to upewnić się, że rozmawiasz z odpowiednimi ludźmi.

Dobra agencja eventowa może zrobić o wiele więcej niż wystrzelić w powietrze kilka balonów. Niech agencja eventowa stanie się twoim strategicznym partnerem i pomoże ci w rzeczywistej strategii spotkania. To sprawi, że wydarzenie będzie czymś więcej niż tylko zwykłą imprezą – to będzie część Twojego przekazu marki.

Zrób rozeznanie

Nie wysyłaj zapytania ofertowego do tuzina firm. Przed wysłaniem swojego briefu przeprowadź research. Jeśli dobrze wykonasz swoje badanie, będziesz mieć 2-3 agencje do wyboru. Często agencje odmawiają klientowi udziału w przetargu, kiedy dowiadują się, że będzie kilkunastu oferentów. Finalnie okaże się, że stracisz więcej czasu i nerwów na tak duży przetarg niż byś wykonał wcześniejszy reaserch rynku i zaprosił tylko wąską, wybraną grupę agencji.

Poznajcie się bliżej

Spotkaj się z oferentami i poznajcie się bliżej. Najlepszym sposobem są spotkania „face to face”. Upewnij się, że rozumieją Twoje oczekiwania. Wysłuchaj pomysłów, które ci oferują, porad, które dają i skorzystaj z doświadczenia, które mają. Zwrócić uwagę na sposób komunikacji. Jak szybko agencja odpowiedziała na twoje zapytanie? Czy rozumiecie się bez problemów? Sposób komunikowania na linii agencja – klient wiele mówi o tym, jak podchodzi ona do swoich klientów. Traktuj agencję eventową jako partnera, a nie pomoc czy dostawcę. Połóż wszystkie karty na stole i informuj agencję, jeśli coś się zmieni. Wyjaśnij, co myślisz, co chcesz osiągnąć i jakie są Twoje obawy.

Niech budżet nie będzie tajemnicą

Transparentność w odniesieniu do budżetu, jakim dysponujesz jest bardzo pożądanym przez agencje eventowe. Często jest wręcz niezbędna. Jeśli agencja zna budżet, może uniknąć marnowania Twojego i swojego czasu na prezentowanie czegoś czego ze względów finansowych nie będziesz mógł zrealizować lub zaproponuje coś, co jest zbyt ubogie w stosunku do Twoich oczekiwań. Zapewne jako potencjalny klient agencji eventowej wiesz, ile chcesz wydać na swój projekt, dlatego ujawniając budżet, masz pewność, że wszystkie agencje odpowiedzą na Twoje zapytanie w ramach tych samych parametrów zawartych w briefie.  Dzięki czemu dowiesz się co możesz uzyskać za te pieniądze.

Poproś o referencje

Kolejnym etapem jest zebranie ofert. Oferta powinna być odpowiedzią agencji na Twój brief. Powinna ona zawierać pełny kosztorys obejmujący wszystkie punkty wydarzenia, wstępny harmonogram działań, scenariusz, opis scenografii, propozycję konferansjera, artysty, gadżetów, itp. Rozsądnie jest poprosić o referencje. Ale tym razem zapytaj o referencję od klienta, którego event przebiegł nie całkowicie sprawnie. Nie jesteśmy doskonali i każdy może popełniać błędy. Ale dzięki temu sprawdzisz, jak agencja radzi sobie w trudnych sytuacjach.

Podsumowanie

O wyborze agencji eventowej decyduje zazwyczaj wiele czynników, przedstawione referencje, kreatywne pomysły, sposób komunikacji, budżet, umiejętności i doświadczenie.  Najlepsze wyniki osiągniecie jednak prowadząc grę zespołową. Ty i agencja gracie w jednym zespole. Jest to przecież związek symbiotyczny. Relacja oparta na partnerskiej współpracy, a nie na konfiguracji klient/ dostawca – przyniesie o wiele lepsze efekty.

Autorka:

Patrycja Borys, Project Coordinator w ITBC Events

ITBC Events to zespół specjalistów posiadających doświadczenie w kreacji eventów. Każdy klient traktowany jest przez nas indywidualnie, otaczamy go opieką, służymy profesjonalnym doradztwem. Dopasowujemy narzędzia do oczekiwań i możliwości. Projekty realizujemy kompleksowo, od kreacji, poprzez produkcję, na finalnych podsumowaniach i kosztorysach powykonawczych kończąc, co zapewnia klientowi pełną stabilizację i obsługę na każdym etapie współpracy.

MW