Jak budować zaangażowanie uczestników wydarzeń online?

Kilka ostatnich miesięcy nie było łatwych dla organizatorów wydarzeń. Pandemia przeorganizowała dotychczas znany świat spotkań, nie bacząc, że dla wielu organizacji są one „must have” dla działań marketingowych i sprzedażowych. Dzisiaj, w nowej rzeczywistości, w budowanie relacji i pobudzanie zaangażowania uczestników e-spotkań zostały zaangażowane technologie i narzędzia. Jakie są tego skutki?

Przed pandemią wszyscy chętnie organizowaliśmy spotkania: szkolenia, konferencje czy chociażby zebrania zespołu, dla obecnych lub potencjalnych klientów, pracowników i partnerów biznesowych. Standardem były spotkania „face to face”, ale później w firmach zaczęło być pusto – rozpoczęła się era „zdalnie”. Dzisiaj, po kilku miesiącach szalejącego za oknem wirusa, wiemy, że spotkania w każdej formie dają wiele korzyści – jesteśmy złaknieni kontaktu ze światem zewnętrznym, bo dzięki spotkaniom budujemy więzi nie tylko te prywatne, ale również zawodowe.

Wiele firm przenosi aktualnie tradycyjne eventy do online i mimo że oferta e-wydarzeń jest ogromna, na drodze stają kolejne trudności, np. dotyczące zaangażowania uczestników e-spotkań. Czy możemy przeprowadzić skuteczne wydarzenie online, jednocześnie realizując dotychczasowe cele? Oczywiście możemy, ale tylko dzięki podejmowaniu odpowiednich działań.

Dobre zaangażowanie

Z pomocą w kwestii zaangażowania uczestników przychodzą twórcy narzędzi attendee experience management (m.in. Eventory). Dzięki nim możemy przeprowadzić, a następnie przeanalizować, np. eventy w naszej organizacji czy firmie. Narzędzia attendee experience management (w skrócie AXM) umożliwiają budowanie w obrębie jednego software’u, np. strony www eventu (podstronę rejestracji/sprzedaży biletów, zaproszenia na event, przypomnienia i powiadomienia e-mail czy sms, ankiety, czaty, a nawet spotkania „face to face” online). Dzięki informacjom o uczestniku, zebranym podczas eventu, organizator może przeanalizować i zmierzyć skuteczność swojej imprezy. A na koniec odpowiedzieć sobie na pytanie, czy warto organizować takie same eventy w przeszłości. Odpowiedź na tak postawione pytanie jest możliwa, ponieważ narzędzie attendee experience management zbiera w jednym miejscu wszystkie dotychczas przeprowadzone eventy, które można ze sobą porównywać i analizować. Proste, prawda?

E-event w jednym miejscu

Zorganizowanie skutecznego eventu offline dotychczas wiązało się z wieloma procesami, często wymagającym „ręcznej” pracy, np. wysyłka zaproszeń, rejestracja i zebranie danych. Dzięki przeniesieniu spotkań do sieci niektóre procesy znacznie się uprościły, a ze skuteczną technologią te etapy są nawet automatyczne. Dotychczas używaliśmy wielu, niewspółpracujących ze sobą narzędzi, a dane skrupulatnie przepisywaliśmy do kolejnych tabelek w Excelu. Korzystając z narzędzi AXM, nie potrzebujemy już dedykowanych (pojedynczych) technologii do wysyłania e-maili, wiadomości tekstowych, do przeprowadzenia rejestracji, przeprowadzenia eventu itd. Obecnie wszystkie te elementy i etapy trzymamy w ryzach, dzięki uproszczeniu procesów. Budowanie zaangażowania też jest już dużo prostsze, obecnie wydarzenia są wspierane przez np. sekcję do zadawania pytań, głosowania, ankiety czy chociażby networking. To uczestnicy budują społeczność dzięki i na platformie, za pomocą której przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim mogą się poznawać, prowadzić rozmowy biznesowe i wymieniać się doświadczeniami. Aktualnie to na platformie eventowej rodzi się firmowy profesjonalizm i nowe kontakty biznesowe.

Event dla uczestnika

Internet otworzył przed nami nowe możliwości, ze swoimi wydarzeniami mamy możliwość dotarcia do grupy odbiorców, niemających możliwości pojawienia się osobiście na wydarzeniu, np. z powodu kwarantanny lub choroby. Dzięki eventom online i narzędziom AXM uczestnicy otrzymują nową jakość, dotychczas zarezerwowaną tylko dla spotkań stacjonarnych. Dzisiaj możemy przenieść dobrze znany event do internetu z pomocą narzędzi AXM. Dzięki tym narzędziom budowanie pozytywnego zaangażowania wśród uczestników jest skutkiem, a nie celem korzystania z technologii. Projektując wydarzenie, musimy jednak pamiętać o preferencjach naszych uczestników. Twórzmy wydarzenia w taki sposób, aby każdy mógł w nich komfortowo uczestniczyć: jedni wolą tylko obserwować event, zaś drudzy biorą w nim aktywny udział i z niecierpliwością oczekują na networking. Naszym eventem online nie zmuszajmy uczestników do zmiany przyzwyczajeń, dajmy im za to przestrzeń do poznania nowych możliwość z AXM, bo może łatwiej będzie zadać im pytanie na konferencji online, niż do mikrofonu na sali pełnej ludzi?

Technologia dla ludzi

Korzystając z technologii, liczymy na szybsze i skuteczniejsze rozwiązywanie codziennych problemów, a te z zaangażowaniem uczestników na eventach nie zrodziły się teraz, przed pandemią były również obecne, ale wtedy mieliśmy cały wachlarz znanych i sprawdzonych rozwiązań. Aktualnie korzystanie z platformy do wydarzeń online jest nieuniknione, jeżeli chcemy przeprowadzić skuteczne wydarzenie. Ci, którzy wybiorą rozwiązania attendee experience management, zyskają skuteczną technologię do osiągania postawionych celów. Dlaczego? Ponieważ narzędzia AXM spełniają swoją utylitarną funkcję – wyposażone w rozbudowane panele analityczne są idealnym rozwiązaniem do sprawnego zaplanowania i przeprowadzenia wydarzenia. Dzięki nim wiele firm z łatwością zorganizuje, a następnie przeanalizuje swoje eventy, a w przyszłości ich decyzje dotyczące organizacji kolejnych – będą oparte na zebranych dotychczas danych.

Andrzej Targosz

Założyciel i CEO Eventory, spółki wspierającej technologicznie przedsiębiorstwa w budowaniu zaangażowania pracowników i klientów poprzez efektywne spotkania i wydarzenia. Odważnie inwestuje w odnoszące sukcesy start-upy takie jak: Estimote, Jivr, Vbionic, Statsocial. Założyciel kilku firm technologicznych oraz agencji eventowej PROIDEA. Jest również zaangażowany w fundusz inwestycyjny Bitspiration Booster, który opiera się na ludziach z praktyczną wiedzą o technologiach.