Wykorzystajmy czas na zmianę | Meetings Week Poland 2021

Dziewiąta edycja Meetings Week Poland (MWP) poświęcona była transformacji, jaką przechodzi zarówno branża spotkań, jak i narzędzia, które oferuje. Uczestnicy, dotykając różnych aspektów funkcjonowania rynku spotkań i wydarzeń, dostrzegli w pandemicznej sytuacji światło, jakim jest możliwość stworzenia rynku na nowo i wykorzystania szansy na zmianę.

Na Meetings Week Poland 2021 złożyło się osiem sesji przygotowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe reprezentujące różne obszary przemysłu spotkań. Podczas wydarzenia poruszano zagadnienia związane z funkcjonowaniem przemysłu spotkań w nowej rzeczywistości społecznej, gospodarczej i komunikacyjnej. W spotkaniu w formule online wzięło udział 20 mówców i 44 panelistów, a na platformę, gdzie wydarzenie się odbywało, zarejestrowało się ponad 700 uczestników.
Swego rodzaju punkt odniesienia do rozmów na temat rynku stanowiły zaprezentowane premierowo przez Anetę Książek z Poland Convention Bureau POT dane dotyczące sektora MICE w Polsce (Raport Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce) i Europie (Wpływ koronawirusa na europejski rynek spotkań).

Ogromne spadki, ale i optymistyczne prognozy
W porównaniu do 2019 w 2020 roku we wszystkich miastach Polski widoczny jest spadek liczby wydarzeń, takie są dane raportu opracowanego przez Poland Convention Bureau POT. Miasta tzw. drugiego wyboru osiągnęły prognozowany poziom w okolicach 76 proc., natomiast w Warszawie i Krakowie spadek przekroczył 80 proc. Mowa tu o prawie 5 tys. wydarzeń z liczbą uczestników 50 i więcej (w 2019 blisko 24,5 tys.), przekazanych przez miejskie convention bureaux oraz rekomendowanych przez Polską Organizację Turystyczną organizatorów kongresów i podróży motywacyjnych. Warte zauważyć, iż w 2020 roku odbyło się więcej wydarzeń korporacyjnych i motywacyjnych (47 proc.), niż konferencji i kongresów (45 proc.). W strukturze wydarzeń ze względu na branżę podobnie jak w ubiegłym roku w pierwszej trójce znalazły się: handlowo-usługowa (33 proc.), humanistyczna (18 proc.) i medyczna (16 proc.), która zanotowała 1,5-proc. wzrost. W roku 2020 podobnie jak w 2019 dominowały spotkania jednodniowe (69,5 proc.) organizowane dla krajowych uczestników (88 proc.). Jeśli chodzi o sezonowość – 68 proc. wydarzeń odbyło się w I kwartale 2020 r. Jedynym przyzwoitym miesiącem podczas pandemii okazał się wrzesień, kiedy zorganizowano niemal 10 proc. wydarzeń.

Na podstawie aktualizacji badań przeprowadzonych na zlecenie Strategicznego Sojuszu Narodowych Europejskich Convention Bureaux, którego PCB jest członkiem – założycielem, zaprezentowano podczas MWP również analizę wpływu koronawirusa na europejski rynek spotkań.

Pokazane zostały trzy scenariusze wychodzenia z kryzysu branży spotkań i wydarzeń. Scenariusz najbardziej optymistyczny zakłada silne ożywienie oparte na sprawnej realizacji szczepień i złagodzeniu ograniczeń rządowych i firmowych, dotyczących podróżowania oraz organizacji spotkań na żywo. Już od czerwca tego roku przewiduje stopniowy powrót do spotkań firmowych w małych grupach, natomiast jesienią i zimą, do większych eventów, nawet konferencji i kongresów. W najbardziej optymistycznym wariancie pod koniec 2021 (listopad – grudzień) liczba realizacji będzie niemal taka sama (90 proc.) jak w analogicznym okresie 2019 roku. Scenariusz pesymistyczny przewiduje długotrwałą odbudowę (do 2027 roku i później), związaną z przedłużającymi się ograniczeniami w sposobie funkcjonowania sektora. W scenariuszu podstawowym powrót do stanu sprzed epidemii powinien nastąpić w roku 2025.

Przemysł spotkań ważny dla gospodarki może liczyć na wsparcie w ramach KPO
Oficjalnego otwarcia Meetings Week Poland, podczas sesji Poland Meetings Destination (organizowanej pod auspicjami The Warsaw Voice) dokonali patroni wydarzenia: Andrzej Gut-Mostowy, sekretarz stanu w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii odpowiedzialny za turystykę, oraz Anna Salamończyk-Mochel, wiceprezes Polskiej Organizacji Turystycznej. Minister Gut-Mostowy określił przemysł spotkań jako jeden z kluczowych obszarów gospodarki. Zapowiadał znaczące wsparcie dla turystyki biznesowej w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Również Anna Salamończyk-Mochel podkreśliła wartość przemysłu spotkań dla gospodarki kraju oraz znaczenie budowania partnerstw i współpracy w dziedzinie turystyki. Mówiła między innymi o potrzebie budowy szerszej strategii rozwoju branży spotkań w Polsce. Nawiązywała do wcześniej już anonsowanej przez kierownictwo POT koncepcji tworzenia w Polsce jednego z kluczowych europejskich hubów przemysłu spotkań. Z kolei Dawid Lasek, przewodniczący Rady Ekspertów ds. Turystyki przy MRPiT, nawiązując do nazwy panelu (Ratować czy rozwijać?) podkreślił, iż rozwój naszego sektora jest ratunkiem, a spójna strategia powinna połączyć potencjał i doświadczenie kadr z rządową wizją intensyfikacji gospodarczej Polski.
Uczestnicy sesji, której partnerem była Warszawska Organizacja Turystyczna, zgadzali się, iż rola przemysłu spotkań dla polskiej gospodarki nie powinna maleć w wyniku pandemii. Przeciwnie, dynamiczny rozwój gospodarki nie jest możliwy bez jeszcze szybszego niż dotychczas rozwoju tej branży. Ponadto uczestnicy paneli, reprezentujący między innymi convention bureaux Łodzi, Krakowa i Warszawy, wskazywali nie tylko na zagrożenia, ale także na szanse, jakie wynikają ze zmian, które zaszły na rynku spotkań w wyniku pandemii Covid-19.

Jesteśmy gotowi na erę nowych kompetencji, profesji i edukacji
„Nowa era najlepszych z najlepszych” – blok tematyczny zorganizowany przez Stowarzyszenie Konferencje & Kongresy w Polsce (SKKP), był w całości poświęcony kompetencjom i pracownikom przyszłości. Tłem do dyskusji eksperckiej była prezentacja dr. Bartłomieja Walasa i wynikająca z niej teza, iż zarządzanie zmianą i tożsamym z nią ryzykiem to jedne z najważniejszych kompetencji nowej normalności. W dyskusji eksperci rozmawiali o nowych kombinacjach kompetencji, przetasowaniach kompetencyjnych, o tym, jakie nowe okazje i obszary ryzyka stwarza skuteczna migracja online, wreszcie o tym, czy i na ile polskie uczelnie skutecznie odpowiadają na dynamicznie zmieniające się potrzeby rynku. Nawiązując do tych zagadnień SKKP zaprezentowało ofertę szkoleń pod nazwą Akademii SKKP online, a także nagrodziło laureatów konkursu na najlepszą pracę magisterską i licencjacką „Przemysł Spotkań na 5!”

Incentive travel lekiem na zło społecznej izolacji
Sesję „Incentive travel w nowej rzeczywistości” przygotowaną przez SITE Poland i Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT), rozpoczęło podsumowanie transformacji sektora dokonane przez Grażynę Grot-Duziak, prezes SITE Poland. Prezentacja zawierająca analizę sytuacji i trendy w branży podróży motywacyjnych oraz rozmowa ekspertów (Anety Książek, PCB POT Alicji Panasiuk, Accor Hotels, Grażyny Woźniczki, SITE Poland, Polka Travel, Łukasza Adamowicza, SOIT, Grupa BFC, Roberta Andrzejczyka, PLL LOT) w panelu moderowanym przez Magdalenę Kondas (MeetingPlanner.pl) doprowadziły do wniosków, iż agencje, hotele, linie lotnicze i convention bureaux mają pełną świadomość nowych wymagań i są gotowe do organizowania wyjazdów, zawsze stawiając za nadrzędny cel bezpieczeństwo. Mimo, iż agencje mierzą się z dynamicznymi zmianami u dostawców w różnych krajach i towarzyszy im niepewność, to postrzegają te trudności jako szansę do optymalizacji pracy, nowego spojrzenia na kreację ofert, odkrywania nowych atrakcji i destynacji. Agencja w coraz większym stopniu staje się doradcą i wsparciem dla klienta w realizacji jego celu biznesowego. Paneliści zgodzili się, iż w odbudowie branży kluczowe będzie zaufanie i partnerstwo ze strony każdego z uczestników rynku. Eksperci widzą także ogromną rolę incentive travel w integracji pracujących zdalnie zespołów. – Rola podróży motywacyjnych wzrośnie po pandemii. Będą się odradzały w pierwszej kolejności, jeśli chodzi o cały rynek MICE – powiedział Robert Andrzejczyk, dyrektor Biura Sprzedaży PLL LOT. Zdaniem Łukasza Adamowicza, wiceprezesa SOIT, incentive travel jest lekiem na zło społecznej izolacji na poziomie klienta. – Ważne jest to, żebyśmy wykorzystali ten czas nowego otwarcia, aby stworzyć nowe produkty dopasowane do naszych nowych zespołów. I to jest apel do agencji i do klientów – stwórzmy swój rynek na nowo, wykorzystajmy szansę na zmiany – spuentował dyskusję.

Cyberbezpieczeństwo definiuje event 2.0.
Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE) poświęciło swoją sesję kluczowemu wyzwaniu eventów 2.0, czyli cyberbezpieczeństwu. Podczas edukacyjnej debaty Anna Coban (Legal Coban), Łukasz Kistar (ekspert [cyber]bezpieczeństwa), Krzysztof Dobrowolski (ConnectTo), Janusz Jabłoński (BERM) oraz jako moderator Dagmara Chmielewska (prezes SBE) podjęli się zdefiniowania eventu 2.0. Poruszyli takie zagadnienia, jak cyberbezpieczeństwo w eventach, aspekty prawne, ochrona danych osobowych uczestników wydarzenia, zabezpieczenia narzędzi do organizacji wydarzeń, zagrożenia, z którymi branża eventowa spotyka się w trakcie produkcji i transmisji wydarzeń online oraz obowiązki, jakie w tej materii powinni spełnić organizatorzy wydarzeń. Eksperci podkreślili, iż odpowiedzialność za bezpieczeństwo wydarzenia czy ochrona danych leży zarówno po stronie agencji, jak i klienta. Tak kluczowy element eventu, jak cyberbezpieczeństwo powinnien także znaleźć szczególne miejsce w budżecie wydarzenia. Warto także wspierać się konsultacjami z ekspertami, którzy doradzą, w jaki sposób kompleksowo i profesjonalnie przygotować wydarzenie pod kątem cyberbezpieczeństwa. W nowej rzeczywistości eventowej nie ma bowiem miejsca na organizację wydarzeń bez odpowiedniego przygotowania, licząc, że się uda.

Socjologiczne skutki pandemii znajdą odbicie w branży spotkań
MPI Poland Chapter wraz z zaproszonymi ekspertami postanowiło przyjrzeć się socjologicznym skutkom pandemii i ich wpływowi na przeobrażenia branży spotkań. O stosunku do pandemii w zależności od pozycji społecznej mówił socjolog prof. dr hab. Henryk Domański (Instytut Filozofii i Socjologii PAN w Warszawie). Prof. UG dr hab. Radosław Kossakowski (Uniwersytet Gdański) wskazał główne wnioski z dostępnych w Polsce badań dotyczących życia społecznego w czasach pandemii. Analiza dotyczyła takich wymiarów jak: praca zawodowa, relacje społeczne, sposoby spędzania czasu, emocje społeczne, zmiana nawyków dotyczących aktywności fizycznej. Finałową prezentację stanowiło ujęcie ekonomiczno-technologiczne branży spotkań w okresie pandemii, zaprezentowane przez prof. UEK dr hab. Krzysztofa Borodakę (Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie). Prezentacja odnosiła się do zmian w obszarze ekonomicznym oraz technologicznym organizacji wydarzeń przy jednoczesnym przedstawieniu sześciu filarów działania firm zorientowanych na innowacje.

Młodzi liderzy nadal chcą pracować w przemyśle spotkań
Future Leaders Forum zorganizowana w partnerstwie z IMEX i MPI przez studentów Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula pod kierownictwem dr Krzysztofa Celucha po raz szesnasty zgromadziła inspirujących mówców reprezentujących wszystkie sektory przemysłu spotkań. W swoich prezentacjach i wypowiedziach odnosili się przede wszystkim do rozwoju i budowania kariery, edukacji, ale także zmian na rynku, jakie zaszły w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy. Wśród mówców byli m.in. Aoife Delaney (DMC Network, prezes SITE Global), Wojciech Liszka (prezes, Z-Factor), Aida Bella (dyrektor Biura Rzecznika Prasowego, rzecznik prasowy Totalizatora Sportowego), Miguel Neves (strateg ds. mediów społecznościowych na miguelseven.com, redaktor naczelny EventMB) czy Jessie States (dyrektor MPI Academy). W panelu do tyczącym edukacji, moderowanym przez Krzysztofa Celucha, udział wzięli: Olga Krzemińska-Zasadzka (Power), Diana Jabłońska (Dan-Kart), Paweł Lewtak (Hotele Warszawskie „Syrena”), Aleksandra Komosińska (Hotel Bristol), Paulina Zawadzka (Crowne Plaza Warsaw – The Hub). W ramach programu Future Leaders Forum in partnership with IMEX-MPI odbył się regionalny półfinał światowego konkursu IMEX University Challenge, który wygrała studentka Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula Anna Kostrzyńska.

MP Power Awards, czyli siła przebicia branży eventowej
Ostatnia sesja tegorocznego MWP, zorganizowana przez MeetingPlanner.pl, była swego rodzaju podsumowaniem transformacji, jaką przeszedł rynek spotkań i wydarzeń, dokonanym przez przedstawicieli agencji eventowych, które znalazły się w Top 10 agencji eventowych w konkursie MP Power Awards. Mimo niezwykle trudnego roku rozmówcy dostrzegli wiele szans, dzięki którym nowy, odbudowany rynek spotkań i wydarzeń, paradoksalnie może stać się jeszcze silniejszy i bardziej wartościowy dla klientów, których biznesowe cele realizuje. Siłę przebicia branży eventowej potwierdzają zgłoszenia do konkursu MP Power Awards, którego ta sesja była podsumowaniem i jednocześnie zaproszeniem na finałową galę.

Nowością dziewiątej edycji MWP była sesja Open Pitch. Każdy, kto chciał przedstawić swój pomysł, wygłosić opinię czy punkt widzenia na dany temat, mógł dołączyć do grona mówców i wystąpić podczas Meetings Week 2021. Swoje prezentacje w tej formule przedstawili Małgorzata Bartosik (WindEurope), Rafał Kassan (laureat konkursu SKKP Przemysł Spotkań na 5!) oraz Lidia Popławska (Eventy Diamenty).

Wydarzenie odbyło się w dniach 22 – 23 kwietnia, zostało zrealizowane w studio Brill AV Media w Warszawie oraz na platformie Syskonf.