Opublikowano kolejny rozdział Białej Księgi – Badania

Obszar badań doczekał się własnego rozdziału Białej Księgi, który zbiera i opisuje dobre praktyki i najlepsze standardy. Publikacja jest efektem organizowanego przez SAR i PSML Dialogu Branżowego, w którym uczestniczyli Klienci i Agencje. Zamiarem autorów jest wsparcie codziennej współpracy Klientów i Agencji, poprawa przejrzystości, efektywności i ograniczenie kosztów przetargów.

Biała Księga Badania zawiera rekomendacje i wytyczne, opis trzech modeli przetargów oraz dokumenty przetargowe, które służą uzyskiwaniu najlepszych wyników we współpracy w obszarze badań.Materiały i wytyczne powstały na bazie spotkań przedstawicieli Agencji Badawczych (zrzeszonych w Organizacji Firm Badania Opinii i Rynku) oraz Działów Badań i Zakupów ze strony Klientów. W rozdziale znalazły się m.in.:

źródła wiedzy o rynku,
wytyczne jak przeprowadzić przetarg na badania w jednym z trzech rekomendowanych modeli,
wskazówki dotyczące optymalnego czasu w przetargach,
rekomendacje dla efektywnej komunikacji w przetargach uwzględniającej jawność uczestników postępowań, równy dostęp do informacji oraz zasady Briefingów, Debriefingów i udzielania informacji zwrotnych,
przykładowe kryteria ocen w trzech modelach przetargów,
wskazówki dotyczące terminów płatności, kosztu pieniądza w czasie, zaliczek i etapowania płatności,
rekomendacje dotyczące ochrony własności intelektualnej i praw autorskich w przetargu,
wzory dokumentów: dwustronnej umowy o zachowaniu poufności (NDA), Zapytania o Informację (RFI Request For Information), Briefów w trzech modelach przetargu, przykładowego kosztorysu i cennika.

Biała Księga Badania wraz z załącznikami znajduje się na stronie, w zakładce – Badania.

– Oddajemy rekomendacje i narzędzia, które odzwierciedlają unikalne ustalenia z wielu dyskusji i spotkań Klientów i Agencji. Są to wytyczne szeroko konsultowane z rynkiem – w pierwszym spotkaniu 18. września 2018 r. uczestniczyło czterdzieści osób ze strony Działów Badań, Zakupów i Agencji. Następnie powołaliśmy grupę roboczą, w skład której weszło pięciu przedstawicieli Agencji Badawczych zrzeszonych w OFBOR, pięciu przedstawicieli Działów Zakupów i pięciu przedstawicieli Działów Badań. W sumie odbyliśmy sześć spotkań a pomiędzy nimi w mini grupach pracowaliśmy nad dokumentami i zagadnieniami, które finalnie dyskutowaliśmy i zatwierdzaliśmy na spotkaniach – mówi Alina Lempa, Prezes Zarządu Agencji IQS i członek Zarządu OFBOR, liderka grupy Badania ze strony Agencji.

– Dla części rynku pewnie będzie to potwierdzenie zasadności stosowanych obecnie praktyk, ale wielu uczestnikom standardy te pomogą uzyskać lepsze rezultaty w badaniach – tak jakościowe, jak i kosztowe. Mamy przekonanie, że przekazujemy zebraną w jednym miejscu wiedzę i narzędzia, które poprawiają efektywność procesów zakupowych, ich szybkość, transparentność i koszty, nie osłabiając przy tym koncentracji na jakości kupowanych usług – komentuje Tomasz Jędrkiewicz, Market Research Expert w T-Mobile, lider grupy Badania ze strony Działów Badań.

– Polski rynek potrzebował właśnie takiego manuala, który dziś staje się ogólnodostępnym narzędziem. OFBOR planuje warsztaty edukacyjne i dalsze spotkania z udziałem ekspertów Dialogu, których celem będzie upowszechnianie opracowanych materiałów. Niezależnie, materiały są już dostępne i mogą zasilać procedury biznesowe oraz codzienne działania Działów Zakupów, Badań i Agencji Badawczych – wszystkich, dla których istotna jest ciągła poprawa finalnej efektywności realizowanych badań. Mamy realną szansę, by przetargi na badania odbywały się w transparentnym i efektywnym trybie, którego beneficjentami są obie strony – dodaje Katarzyna Fiedoruk, Starszy Specjalista ds. Zakupów Grupy Żywiec, liderka grupy Badania ze strony Działów Zakupów.

Rezultaty dyskusji i ustaleń praktyków biznesu w ramach Dialogu Branżowego znalazły się w publikowanych rozdziałach Białej Księgi w formie wytycznych i narzędzi. Dotychczas opublikowano 7 rozdziałów: Biała Księga (Rozdział Ogólny), Przetarg na PR, Przetarg na Event, Przetarg na Incentive Travel, Przetarg Full Service, Przetarg na Produkcję Filmów Reklamowych, Przetarg na Badania. Ostatnie publikacje obejmą obszary: media, digital i branding. Biała Księga nie jest zamkniętym dokumentem, adekwatnie do potrzeb rynku uzupełniane będą kolejne obszary i zagadnienia. W Dialogu Branżowym udział wzięło 78 ekspertów ze strony Agencji i Klientów, reprezentujących firmy z najbardziej reklamujących się branż. W spotkaniach otwartych wzięło udział ponad 220 uczestników.

We wrześniu br. Wedel jako pierwszy reklamodawca podpisał nowe standardy Białej Księgi, jest to deklaracją ich promowania i stosowania w codziennych działaniach biznesowych. Wraz z podpisaniem nowych standardów przez pierwszą firmę w Polsce, dotychczasową stronę www.dobryprzetarg.com.pl zastępuje nowy, profesjonalny serwis. Celem nowej strony, podobnie jak poprzedniej jest komunikacja standardów i edukacja rynku. Istotną funkcją nowego serwisu jest także możliwość zgłaszania zarówno przez Klientów, jak i przez Agencje, odbiegających od standardów praktyk. Tak rozumiany „watchdog” ma wspierać wspólną odpowiedzialność Klientów i Agencji za standardy współpracy. Zgłoszenia nie będą widoczne dla każdego użytkownika strony, ale trafiać będę do organizacji branżowych, które dzięki pozostawionej informacji będą mogły podjąć działania edukacyjne i promocyjne w zakresie standardów. Proces zgłoszeń spełniać będzie zasady poufności i ochrony danych wrażliwych.

Magdalena Wilczak