HR w czasie pandemii | Danuta Godłoza, Plej

Dla działu HR właściwie nigdy nie ma łatwego czasu. Pozyskanie i utrzymanie w organizacji talentów to wyzwanie zarówno, kiedy gospodarka kwitnie, jak i kiedy przychodzą chude lata. To na HRy w dużej mierze spada ciężar walki o pracowników, podtrzymywania motywacji i komunikacji zmian. Jak sobie z tym radzić, szczególnie w czasach tak trudnych jak pandemia? Rozmawiamy z Danutą Godłoza, od 12 lat w Plej, od 8 w dziale HR, a od lutego 2021 na jego czele jako head of HR w 150-osobowej agencji.

Co było najtrudniejsze w ostatnim roku z punktu widzenia ekspertów ds. HR w agencji?
Chciałoby się zapytać raczej: co nie było? Ten rok i pandemia to był jeden wielki egzamin dla wszystkich organizacji w zakresie zarządzania zespołem, utrzymania relacji, budowania więzi, motywacji i zaangażowania. Nieustanne zmiany i niewiadome. Począwszy od marca, kiedy niemal z dnia na dzień trzeba było przejść na tryb pracy zdalnej po, w naszym przypadku, całkowitą zmianę podejścia do systemu pracy. W Plej na początku tego roku zmieniliśmy biuro, ponieważ do tzw. starej normalności w trybie całkowicie stacjonarnym już po prostu nie wrócimy. Z badań przeprowadzonych w agencji wiemy, że naszym pracownikom lepiej pracuje się w trybie hybrydowym i organizacja musi się do tego jak najlepiej dostosować. Ale wracając do wyzwań 2020/2021 – nasz zarząd bardzo szybko postawił zdrowie, bezpieczeństwo i poczucie komfortu zespołu na pierwszym miejscu i jeszcze przed połową marca przenieśliśmy się całkowicie na pracę zdalną, rezygnując zupełnie z bezpośrednich kontaktów zarówno ze współpracownikami, jak i z klientami. Tu chylę czoła przed naszym sztabem IT, bo przenieść 150-osób, w tym  studio designu czy programistów pracujących na „ciężkim” sprzęcie oraz studio DTP pracujące na plikach graficznych, wymagających ogromnej pojemności dysków wspólnych, na tryb zdalny to wielki sukces. Nam się to udało w 3 dni. Ale oczywiście poza twardym przeniesieniem, równie poważnym wyzwaniem były czynniki miękkie, niepewność jutra, bieżące komunikowanie sytuacji pracownikom, zwłaszcza, że istotną częścią Plej od początku istnienia firmy, czyli od 20 lat, są eventy, które z dnia na dzień zamroziły swoją działalność… To było bardzo trudne dla wszystkich: od pracowników, przez dyrektorów i zarząd po będący pomiędzy nimi dział HR.

Eventy w czasie pandemii to niemal oddzielny temat. Jak sobie z tym radzicie?
Zgodnie z danymi organizacji skupiających firmy z sektora eventów, w których jako Plej aktywnie działamy, podsumowanie branżowe po roku pandemii wygląda bardzo źle. Mówi się o 95 proc. odwołanych projektów od marca 2020 r., a redukcje zatrudnienia w branży eventowej przekroczyły 50 procent. My dzięki dywersyfikacji portfolio usług od lat nie jesteśmy agencją stricte eventową. Plej to agencja marketingowa, a teraz już właściwie reklamowa, w której eventy były, są i będą jednym z filarów działalności, ale obok nich prężnie działa mocny client service, kreacja, strategia, dział digital, w tym social media oraz robiący świetne strony www i aplikacje dział PMO. Dzięki temu część zasobów ludzkich z eventów udało nam się przenieść do innych zespołów. Mamy też budowane od lat doświadczenie w eventach w digitalu. Od marca wzmacniamy te kompetencje i staramy się odpowiadać na potrzeby klientów eventowych dostępnymi kanałami. Ale oczywiście wskutek wielomiesięcznego zamrożenia tradycyjnych eventów nie obyło się bez redukcji zatrudnienia i zawsze w pracy HRowca i chyba każdego managera to są najtrudniejsze momenty, tym bardziej, że u nas relacje zawsze były ważne i silne.

Wspomniałaś, że sama zaczynałaś od eventów – jak to jest tak radykalnie zmienić perspektywę zawodową?
Wielka przygoda, mega wyzwanie i satysfakcja, ale przede wszystkim duża frajda. Przez te 12 lat urośliśmy z kilkunastu osób do 150 i ze względu na skalę zatrudnienia, i działania bliżej nam do mini korpo niż typowej agencji niesieciowej. Ale to, co uwielbiam w Plej, to ogromna waga, jaką przykładamy do relacji. Ten czynnik ludzki, zaangażowanie, pasja – począwszy od zarządu przez pozostałe szczeble, to, że na Teamsach regularnie pojawiają się na naszych wewnętrznych spotkaniach czyjeś pociechy i że wiemy, że to normalne w czasach home office, to, że lubimy świętować razem swoje urodziny, że mamy agencyjną grupę relaksacji i medytacji, a jedna z naszych dyrektorek przed pandemią prowadziła plejowe zajęcia jogi, to pewnie nie jest model dla każdego, ale ja akurat bardzo go cenię. U nas człowiek wygrywa z procedurą i to duża frajda być częścią tej organizacji. A HRy to dla mnie nieustanny rozwój, każdy dzień to wyzwanie.

Jak to wygląda w przypadku innych agencji?  A jak u Was?
Wcale nie ma na naszym rynku zbyt wielu agencji niebędących częścią żadnej grupy kapitałowej czy sieci, ale zatrudniających 150 osób z bardzo różnych obszarów o zupełnie różnej specyfice pracy, więc trudno o benchmarki. To, co mogę zdradzić, to że nasz 3-osobowy team HR pracuje na pełnych obrotach. Jedna osoba odpowiada za kadry i płace. Druga za realizację planów szkoleniowych, benefity, eventy wewnętrzne, komunikację wewnętrzną i employer branding. Pracujemy ze sobą już wiele lat, to bardzo stabilny i lojalny zespół, na którym mogę polegać i do którego mam zaufanie. Ja jako head zarządzam budżetem HR agencji, odpowiadam za planowanie i koordynuje realizację wszelkich działań HR w firmie, wdrażam procedury, doskonalę procesy, odpowiadam za strategię rekrutacyjną oraz wszystko, co związane z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, prowadzę ewaluacje i wspieram rozwój talentów. Dodatkowo prowadzę mediacje, a dla kierowników pełnię rolę konsultanta i HR business partnera. Bywa, że posiłkuję się zewnętrznymi coachami i trenerami. W tym roku wraz ze zmianą biura zmieniliśmy całkowicie naszą filozofię i tryb pracy, a przygotowania do tego, począwszy od konsultacji z pracownikami w różnych obszarach, trwały od ponad połowy ubiegłego roku.

Nowe biuro, nowy tryb pracy – co się zmieniło i jak dostosowujecie się do nowej normalności?
Nasz zarząd już na początku pandemii jasno nam zakomunikował, że nie wierzy w szybki powrót do normalności. Bardzo szybko zdaliśmy sobie sprawę z tego, że musimy dostosować się do tzw. rzeczywistości „new normal” i zmienić podejście do systemu pracy, zarządzania pracą swoją i zespołów, równowagi między życiem prywatnym i zawodowym. W efekcie już od czerwca przyglądaliśmy się ofertom przestrzeni biurowych, które bardziej niż dotychczasowe pełne biurek open space’y przypominałyby coworking. Przenieśliśmy się do biura bliżej centrum (Sielecka 35), gdzie zamiast 5 salek konferencyjnych mamy ich zdecydowanie więcej, a do tego mnóstwo zakamarków z pufami, kanapami i wygodnymi siedziskami do burz mózgów, spotkań z klientami, budowania relacji. Zamiast stałych miejsc pracy mamy wyłącznie hot deski, zamiast przybiurkowych kontenerków – dyspozycyjne lockery na rzeczy osobiste. Jesteśmy teraz blisko Łazienek Królewskich i już się cieszymy na wiosenne brainstormy i spotkania w parku oraz dojazdy rowerem do pracy. Działamy podzieleni na 2 grupy pracowników, które nie powinny się ze sobą stykać, aby w razie ewentualnej choroby większej liczby osób żaden klient nie został pozbawiony merytorycznego wsparcia w żadnym obszarze. W tygodniu parzystym może do biura przychodzić jedna grupa, a w nieparzystym druga. Nie oznacza to przymusu, a jedynie możliwość przychodzenia do biura. Jeśli ktoś nie czuje się dobrze lub zwyczajnie woli pracować z domu – to jest to jak najbardziej ok, jeśli jego zadania są wypełnione. Nad tym czuwają liderzy. Co ciekawe, zauważyliśmy, że od przeprowadzki więcej osób przychodzi do biura. Przyczyn może być kilka: lepsza lokalizacja, potrzeba wyjścia z domu – różnie. Ale to fajne, że ciągle cieszymy się na swój widok i lubimy się ze sobą spotykać. Mamy rotacyjne miejsca parkingowe, z których może korzystać każdy, czasem ktoś wpadnie tylko na pół dnia. Zauważyliśmy – zarówno my sami, jak i nasi klienci – że elastyczność w podejściu do pracowników i praca z domów wychodzi nam bardzo efektywnie. Świadczy to o tym, że mamy fajny, odpowiedzialny zespół i świetnie zarządzających pracą liderów. I choć oczywiście tęsknimy już bardzo za normalnymi spotkaniami bez stresu o ryzyka sanitarne, uważam, że jako zespół egzamin z pracy w pandemii zdajemy naprawdę dobrze.

Największe wyzwanie dla agencyjnych HRów na 2021?
Podtrzymać zaangażowanie i motywację pracowników oraz więzi międzyludzkie w aktualnych warunkach. Wspierać liderów w tym, aby izolacja nie przekładała się na spadek kreatywności, osłabienie relacji czy mniejsze poczucie wspólnoty z organizacją. Czyli, żeby bez względu na wszystkie pandemiczne utrudnienia pracownicy i klienci byli równie zadowoleni ze współpracy, jak przed pandemią.

AS