Dlaczego obsługę techniczną wydarzenia warto powierzyć profesjonalnej firmie? Z czego wynikają różnice w wycenie wydarzenia?

Bankiet, gala firmowa, impreza tematyczna, event online… co zrobić, żeby wydarzenie odniosło sukces, a goście dobrze je wspominali długo po jego zakończeniu?

Organizacja eventu to przede wszystkim wiele wyzwań i niespodzianek, nie zawsze tych pozytywnych. Mimo że wiele rzeczy można sobie wcześniej zaplanować i się przygotować, to niemożliwe jest przewidzieć wszystko. Dlatego część zadań warto przekazać specjalistom w swojej dziedzinie, którzy są w stanie zdjąć z organizatora część obowiązków. Doświadczenie i wiedza wiążą się z większymi kosztami za usługi, natomiast pozwalają na zminimalizowanie zbędnego stresu i nerwów.Uczestnicy i organizatorzy oczekują efektu WOW, odpowiedniej oprawy wizualnej, interaktywnych i angażujących projekcji czy doskonałego nagłośnienia podczas występów artystycznych. Zapewnienie tego wszystkiego wymaga dopracowania szczegółów i zintegrowania odpowiednich urządzeń. Przede wszystkim profesjonalna firma techniczna dostarcza nie tylko sprzęt na wydarzenie, ale również wykwalifikowanych ludzi, którzy go obsługują. Duża firma to fachowe doradztwo, gwarancja szerokiego, sprawdzonego asortymentu urządzeń na każdą okazję, jak i pracowników na zastępstwo w przypadku różnych nieprzewidzianych okoliczności.Ważnym elementem wielu wydarzeń są prezentacje i wystąpienia, które często są głównym powodem organizacji eventu. Zapewnienie odpowiedniej projekcji treści, zagwarantowanie najlepszej jakości obrazu i dobór rozmiaru ekranów tak, aby wszyscy mieli dobry widok na prezentacje, to zadanie dla ekspertów i doradców, którzy posiadają wiedzę oraz dostęp do gruntownie wyposażonego magazynu ze sprzętem technicznym. Należy uwzględnić takie aspekty jak potencjał przestrzenny i techniczny miejsca, możliwości sprzętu czy budżet na wydarzenie. Firma z ( ugruntowana pozycją na rynku) kilkunastoletnim doświadczeniem w branży to pewność i gwarancja sprawdzonych rozwiązań oraz niezastąpiona baza kontaktów, która pozwoli zorganizować wymarzony event, nawet wtedy, kiedy sytuacja jest dynamiczna. Przykładem potwierdzającym to była organizacja międzynarodowej konferencji COP24. Szczyt Klimatyczny ONZ cieszył się tak dużym zainteresowaniem, że klient dwa tygodnie przed rozpoczęciem wydarzenia zwiększył zamówienie sprzętowe o 1/3 względem tego co było zaplanowane. Zapotrzebowanie na technikę już w pierwszej wersji planu było ogromne i wymagało starannej logistyki, tym bardziej wyzwaniem było zwiększenie go, dostarczenie i zamontowanie wszystkich urządzeń na czas oraz obsługa w trakcie wydarzenia. Nie każda firma poradziłaby sobie z tym zadaniem z tak ograniczonym czasem i posiadanym stanem magazynowym. Wydarzenie zakończyło się sukcesem z udziałem kilkudziesięciu tysięcy osób – w tym przedstawicieli struktur państwowych, instytucji, organizacji pozarządowych czy środowisk naukowych z 190 państw.Należy również mieć świadomość, że ekrany LED czy diodowe, nagłośnienie, oświetlenie, kamery czy oprogramowania mogą znacząco różnić się technologicznie, mimo, że w kosztorysie wydarzenia noszą tą samą nazwę. Korzystając z usług profesjonalistów, możesz otrzymać wcześniej pełną wizualizację planowanego eventu. Duże firmy, dzięki temu, że zatrudniają szereg grafików i projektantów wydarzeń, pomogą dopasować odpowiednie rozwiązania, spełniające oczekiwania klientów. Osoby oddelegowane do obsługi posiadają szereg uprawnień i szkoleń kwalifikujących ich do świadczenia danych usług, a oferowany przez nich sprzęt i wyposażenie jest bezpieczne oraz spełnia szereg wymogów i atestów, co wpływa znacząco na bezpieczeństwo w czasie wydarzeń.

– Wybuch pandemii Covid-19, z dnia na dzień sparaliżował całą branżę. Nieliczni byli w stanie zaproponować swoim klientom przeniesienie wydarzeń do świata online. W tym czasie powstały profesjonalnie przygotowane i kompleksowo wyposażone studia multimedialne, które dysponowały sprzętem i pracownikami z niezbędną wiedzą techniczną. Umiejętność szybkiego zareagowania i dostosowania się do nowej sytuacji oznaczało być albo nie być dla wielu firm, a to z kolei wymagało wiedzy, sprzętu i doświadczenia, które posiadają tylko profesjonalne firmy. Wydarzenia online wpisały się na stałe w naszą branżę. – powiedział Marcin Wójcicki, Dyrektor Sprzedaży Brill AV Media.

Wszystko to ma ogromny wpływ na jakość świadczonych usług, a co za tym idzie na cenę wydarzenia.