Strategiczne zmiany organizacyjne w firmie Reprograf

Firma Reprograf zmienia swoje oblicze, wprowadzając procesy mające przeobrazić ją w czołowego i nowoczesnego dostawcę zaawansowanych rozwiązań dla poligrafii. Zmiany reorganizacyjne i restrukturyzacyjne – które zapoczątkowało wdrożenie w styczniu br. systemów informatycznych ERP (Dynamics AX 2012) i CRM firmy Microsoft – mają na celu wprowadzenie w firmie zasad ładu proceduralnego, usprawnienie procesów realizowanych przez poszczególne działy (handlowy, logistyczny, serwisowo-techniczny, księgowość i HR) oraz dostosowanie działalności do zmieniającego się otoczenia rynkowego. Jak zapewnia zarząd firmy, jej priorytetem pozostaje świadczenie usług najwyższej jakości i zachowanie dochodowości, co ma pozwolić na dalsze zwiększanie udziałów rynkowych oraz systematyczne rozszerzanie oferty. Za proces reorganizacji, który zakończy się w 2016 roku, odpowiada Marek Klin, pełniący w firmie obowiązki dyrektora operacyjnego.

– Wprowadzane zmiany organizacyjne mają na celu dostosowanie struktur Reprografu do obecnych warunków rynkowych – mówi Marek Klin. – Na podstawie zakończonego w ub.r. audytu wewnętrznego przedstawiłem zarządowi firmy projekt wdrożenia w niej aktualnych procesów biznesowych, usprawnienia pracy poszczególnych działów, automatyzacji procesów i procedur, wreszcie – zoptymalizowania istniejących zasobów ludzkich. W efekcie rozpoczęliśmy niełatwy proces zmian, obejmujący wszystkie działy przedsiębiorstwa, rozpoczynając od stworzenia kadry średniego zarządzania. Obecnie każdy z działów ma dedykowaną, kierującą nim osobę, która realizuje zadanie stricte wykonawcze. Dzięki temu członkowie zarządu mogą skoncentrować się na strategii i decyzjach kluczowych dla przyszłości firmy.

Marek Klin, odpowiedzialny za wdrażane działania, to osoba z bardzo bogatym, 25-letnim doświadczeniem w pracy w międzynarodowych korporacjach, w których piastował stanowiska zarządcze wyższego szczebla. Mówi Jolanta Kurowiak, prezes firmy Reprograf: – Pan Marek Klin został wybrany spośród innych kandydatów ze względu na wieloletnie doświadczenia biznesowe na rynku międzynarodowym, także w przeprowadzaniu firm przez procesy transformacji. Jest to dla nas bardzo ważne ze względu na konieczność dostosowania działań Reprografu do dynamicznych zmian technologicznych i rynkowych, zachodzących w branży poligraficznej. Zatrudnienie tej osoby jest zatem ściśle związane ze strategicznym rozwojem firmy, realizacją jej długookresowych planów i skoncentrowaniem naszych działań na zmieniających się potrzebach klientów.

Jednym z pierwszych kroków w procesie reorganizacji była implementacja – w rok po światowej premierze – zaawansowanego systemu Dynamics AX 2012 firmy Microsoft, wraz z towarzyszącym mu modułem CRM. Pierwszy z nich, będący rozwiązaniem ERP, ma umożliwić szybszą wymianę informacji, zwiększenie wiedzy o realnych terminach, obniżenie poziomu zapasów magazynowych, zwiększenie wydajności działań firmy oraz lepsze wykorzystanie zasobów i odpowiednią kontrolę kosztów. Celem wdrożenia modułu CRP jest poprawa relacji z klientami, automatyzacja procesów sprzedaży, ułatwienie zarządzania komunikacją, kampaniami marketingowymi oraz programami lojalnościowymi.

Program wdrożenia korporacyjnych metod zarządzania uwzględnia wszystkie działy przedsiębiorstwa, umożliwiając ścisłą współpracę pomiędzy nimi, m.in. dzięki wprowadzaniu systemów informatycznych klasy MIS, integrujących poszczególne jednostki firmy. Wśród najważniejszych, kluczowych dla jej dalszego funkcjonowania zmian są m.in.: stworzenie telefonicznego centrum obsługi klienta w ramach działu handlowego oraz wynikające z tego zwiększenie efektywności pracy przedstawicieli handlowych; reorganizacja działu logistyki, obejmująca stworzenie nowego, niemal dwukrotnie większego magazynu o powierzchni ok. 2400 m2 oraz outsourcing w zakresie bieżących dostaw realizowanych do klientów; reorganizacja działu serwisowo-technicznego, uwzględniająca tzw. cross training – dostosowanie kompetencji techników serwisowych do większej liczby rozwiązań technologicznych przy jednoczesnej ich specjalizacji w danej dziedzinie; zmiany w dziale księgowości i zintegrowanie go z procesami realizowanymi w działach handlowym, logistycznym i serwisowym; wprowadzenie procesów HR, pozwalających na optymalne zarządzanie zasobami ludzkimi.

– Realizacja tych działań byłaby niemożliwa bez zatrudnienia doskonale wyszkolonej kadry menadżerskiej, która na bieżąco nadzoruje poszczególne jednostki firmy – mówi Marek Klin. – Dzięki nim proces udoskonalania obsługi klientów i rekonstrukcji obecnych procesów operacyjnych przebiega bardzo sprawnie. W efekcie przekłada się on na zwiększenie dochodowości firmy i jej wyniki finansowe, które są więcej niż zadowalające.
Jak wynika z informacji firmy Reprograf, w pierwszych siedmiu miesiącach br. osiągnęła ona przychody wyższe o ok. 12% w porównaniu z analogicznym okresem roku 2013. Założenia całoroczne uwzględniają wzrost rzędu 18%.

Proces strategicznych zmian, które mają się zakończyć w 2016 roku, jest realizowany przy pełnym wsparciu zarządu firmy Reprograf. Mówi Jolanta Kurowiak: – Bardzo doceniamy zaangażowanie pana Marka Klina oraz efekty wprowadzanych przez niego zmian w sferze organizacyjnej i zarządczej. Jesteśmy przekonani, że dzięki temu wspólne zbudujemy silną organizację handlowo-serwisową, która na długie lata pomoże nam utrzymać status jednego z liderów polskiego rynku poligraficznego.

www.reprograf.com.pl