Archiwum kreacji DOOH: co agencje trzymają, gdzie i jak długo

Kampania schodzi z ekranów w piątek, a w poniedziałek na serwerze agencji zostaje folder, którego nikt już nie otwiera. Leżą w nim gotowe spoty, pliki projektu, zdjęcia kupione w banku zdjęć i raporty emisji. Przez kilka miesięcy nikt o nim nie pamięta, aż klient poprosi o odświeżenie kreacji sprzed dwóch lat albo na dysku zabraknie miejsca.

tam

Wtedy okazuje się, że o archiwum decydują dwie sprawy. Pierwsza to umowa, która mówi, czego jeszcze wolno użyć. Druga: jak często ktoś sięga po dany plik.

Jedna kampania, wiele plików

Ekrany cyfrowe przestały być dodatkiem do outdooru. W 2025 roku na DOOH przypadło 47% światowych przychodów OOH, a w Europie 41,3%.

Po każdej takiej kampanii zostaje więcej plików niż po plakacie. Ten sam spot warto przygotować w dwóch orientacjach, poziomej 1920 × 1080 i pionowej 1080 × 1920, bo z kreacją w jednej orientacji można kupić tylko część ekranów. Do tego dochodzą wersje 8-, 10-, 15- albo 30-sekundowe, zależnie od sieci.

Gotowe pliki MP4 zajmują przy tym najmniej miejsca. Obok leży projekt, z którego powstały: sceny 3D, rendery anamorficzne, warstwy i wersje robocze. Ile waży projekt, najłatwiej sprawdzić na jednej zamkniętej kampanii, porównując folder wysłany do emisji z folderem projektu.

Najpierw umowa, potem dysk

Zanim zapadnie decyzja, gdzie to przechowywać, zawartość folderu warto podzielić według tego, komu przysługują do niej prawa. Do gotowych spotów i projektów prawa ma agencja albo klient, zależnie od umowy. Do zdjęć i filmów stockowych, fontów czy muzyki na ekranach z dźwiękiem agencja ma zwykle tylko licencję. Wizerunek modeli i aktorów to osobna sprawa, a raporty emisji (proof of play) służą jako dowód, nie jako materiał do ponownego użycia.

Jeśli umowa licencyjna milczy o czasie i miejscu, ustawa o prawie autorskim przyjmuje, że licencja obowiązuje pięć lat na terytorium państwa, w którym licencjobiorca ma siedzibę, a po tym terminie wygasa.

Z wizerunkiem jest inaczej. Zgodnie z art. 81 ustawy zezwolenie nie jest potrzebne, jeśli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie i niczego wyraźnie nie zastrzegła. To, jak długo i gdzie wolno pokazywać twarz z kampanii, wynika więc z umowy z modelem i zapisanych w niej zastrzeżeń.

Przy każdym pliku wystarczy zatem zapisać datę końca licencji i terytorium. Po tej dacie plik może dalej leżeć w archiwum, tyle że już tylko jako dowód tego, co wyemitowano.

Gdzie trzymać pliki, po które nikt nie sięga

Spot z trwającej kampanii otwiera się codziennie. Kreację sprzed roku ktoś pobierze może raz, przy adaptacji, a raport emisji sprzed czterech lat dopiero wtedy, gdy klient o niego zapyta. Na dysku agencji ta różnica niczego nie zmienia, bo każdy gigabajt kosztuje tam tyle samo.

Inaczej jest, gdy archiwum trafia do usługi typu object storage w chmurze. Pliki rozkłada się tam na klasy według tego, jak szybko trzeba je odczytać.

• W klasie Standard plik odczytuje się w milisekundach i nie obowiązuje minimalny okres przechowywania, więc trafiają tu pliki z kampanii, które właśnie trwają.
• W Infrequent Access odczyt też jest natychmiastowy, ale płaci się za co najmniej 30 dni przechowywania i za każdy odczytany GiB. Tu przechowuje się zamknięte kampanie, które klient może jeszcze zechcieć przerobić.
• Cold Archive służy do przechowywania przez lata. Minimalny okres wynosi 180 dni, a plik trzeba najpierw przywrócić, co trwa od kilku minut do kilku godzin i jest płatne osobno.

Wszystkie te klasy można łączyć w jednym buckecie, a poszczególne obiekty przenosić automatycznie do coraz tańszych klas za pomocą reguł cyklu życia, przy czym sama zmiana klasy jest bezpłatna (https://www.ovhcloud.com/pl/public-cloud/object-storage/classes/).

Regułę ustawia się raz, na prefiksie folderu kampanii, na przykład kampanie/2026/marka-x/: pliki trafiają do klasy Standard w dniu wgrania, po 30 dniach przechodzą do Infrequent Access, a po 180 dniach do Cold Archive. Cold Archive jest dostępny tylko w regionie Paryż (3-AZ), więc bucket z taką regułą trzeba założyć właśnie tam. Jeśli klient często wraca do starszych kreacji, krok do Cold Archive ustawia się tylko dla podfolderu z raportami emisji.

Plik po pliku

Gdy wiadomo już, do kogo należą prawa i jak często ktoś sięga po materiał, każdy rodzaj pliku dostaje miejsce i termin przeglądu:

• gotowe spoty z trwającej kampanii: Standard, przegląd w dniu zakończenia emisji;
• spoty i projekty zamkniętych kampanii: Infrequent Access, przegląd w dniu, w którym wygasa najkrótsza licencja na użyte w nich materiały;
• materiały z banków zdjęć, fonty i muzyka: ta sama klasa co kreacja, w której ich użyto, przegląd w dniu końca licencji;
• raporty emisji: Cold Archive, przegląd po upływie okresu, przez który klient albo księgowość chcą je przechowywać.

Jak zachować pliki czytelne i kiedy nie dzielić ich na klasy

Archiwum ma sens tylko wtedy, gdy plik da się po latach otworzyć bez błędu. Przy wgrywaniu oblicza się więc sumę kontrolną każdego pliku i porównuje ją potem regularnie, przy dyskach co pół roku, przy taśmach raz w roku. Uszkodzony plik da się jednak zastąpić tylko wtedy, gdy w innym miejscu leży druga kopia. Przynajmniej jedną kopię warto też trzymać offline, poza zasięgiem ransomware.

Podział na klasy nie zawsze się zwraca. Studio, które ma kilkaset gigabajtów materiałów i co tydzień wraca do starych projektów, zapłaci za każde pobranie z Infrequent Access i każde przywrócenie z Cold Archive, a na przywrócenie będzie jeszcze czekać. W takiej sytuacji wystarczy dysk sieciowy w biurze i kopia poza nim. Przeniesienie pliku do innej klasy nie przedłuża też licencji, która już wygasła.

Więcej materiałów o podobnej tematyce TUTAJ.