Najlepsze praktyki udziału w przetargach według – Dobry Przetarg

Dobry Przetarg i Dialog Branżowy powstały w celu ustalenia najlepszych standardów zakupowych i przetargowych w kategoriach marketingowych, uwzględniając nie tylko równość i partnerstwo biznesowe stron, ale przede wszystkim najwyższą możliwą efektywność w zakupach marketingowych w relacji jakość-cena.

Polski rynek jest nadal „młody” (ze względu na transformację ustrojową i gospodarczą wolny rynek zaczął się rozwijać po 1989 roku). Polskim dostawcom i zleceniodawcom brakuje długoletniego doświadczenia w praktycznym zastosowaniu standardów biznesowych i etycznych.
Powszechne jest zastosowanie praktyk lub procedur biznesowych, które nie uwzględniają wzajemnych, partnerskich interesów zleceniodawcy i dostawcy. Stosunkowo niskie jest w dalszym ciągu także zainteresowanie obszarem „relacji z dostawcami” w politykach CSR spółek w przeciwieństwie do innych zagadnień np. zatrudnienie nieletnich, praca przymusowa, ekologia.

Partnerskie, oparte na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu „relacje z dostawcami” mogą realnie przyczynić się do biznesowego sukcesu firmy. W długofalowej perspektywie dobra relacja pomiędzy stroną kupującą a sprzedającą to pewniejsze decyzje dla przedsiębiorstwa, oszczędność czasu i pieniędzy. Dostawca, to nie tylko osoba odpowiedzialna za sprzedaż i dostawę towaru pod wskazany adres. To przede wszystkim firma czy człowiek, dzięki któremu nasze firmowe zakupy mogą stać się łatwiejsze, szybsze i przede wszystkim bardziej opłacalne. Z drugiej zaś strony dostawca nie istnieje bez swojego klienta (przedstawiciela firmy, szefa działu zakupów czy zaopatrzenia), dlatego ważne, by obie strony ową zależność miały na uwadze i czerpały z niej to, co najlepsze.

Kryzys rynków finansowych w 2007 roku oraz skala makroekonomiczna kryzysów gospodarczych zwiększyły koncentrację spółek na maksymalizację własnych korzyści kosztem dostawców. Niestety, środki na wzajemną edukację dostawców oraz zleceniodawców w zakresie etyki i standardów odpowiedzialnego prowadzenia biznesu w obszarze relacji z dostawcami są ograniczone. A polskim uczestnikom rynku ze strony i reklamodawcy i agencji brakuje świadomości wzajemnych korzyści biznesowych, wynikających z etycznych postaw i partnerskiej współpracy.

Koszty
Jeśli chodzi o liczby to średni koszt pojedynczego przetargu w 2016 roku wyniósł 41 500 złotych netto. W skrajnych przypadkach nawet 219 000 złotych. (Źródło: badanie przeprowadzone przez SAR wśród 98 agencji członkowskich, wrzesień 2016). Wg zebranych danych w 2016 roku przeprowadzono 655 przetargów. Dodatkowo średnio 20% z nich zakończyło się bez rozstrzygnięcia. (Źródło: Portal Przetargowy prowadzony przez SAR plus przetargi wg Monitoringu Mediów, odnotowane w mediach). Łączny koszt wszystkich przetargów w 2016 roku dla rynku agencji wyniósł tym samym 135 912 500 mln złotych netto. (Źródło: Portal Przetargowy prowadzony przez SAR plus przetargi wg Monitoringu Mediów, odnotowane w mediach). Do tego należy jeszcze doliczyć koszty przetargu u Reklamodawców, a także zaangażowanie minimum zespołu Marketingu i Zakupów.

Należy pamiętać, że przetarg reklamowy inaczej niż postępowania w większości kategorii zakupowych wymaga od agencji opracowania wielu zadań przetargowych (strategicznych, kreatywnych) i nie dotyczy jedynie złożenia oferty cenowej na usługi. Wykonanie zadań w przetargu reklamowym generuje koszty wewnętrzne oraz zewnętrzne agencji, które są następnie kompensowane w sprzedaży usług. Koszty przetargów pogarszają zatem ceny usług reklamowych dla klientów, ponieważ tak, jak każdy koszt w przedsiębiorstwie muszą być skompensowane w ostatecznym bilansie firmie. Wysokie koszty przetargów to wynik nieefektywnych procesów i praktyk biznesowych. Częściej wpływ na to ma brak kompetencji lub niewiedza jak organizować dane postępowanie przetargowe, rzadziej wynika to ze złej woli. Niezależnie, z czego to wynika, skutki dla całego rynku są takie same. Marnujemy czas, pieniądze i pogarszamy jakość komunikacji marketingowej.

Dobry Przetarg i Branżowy Dialog powstał mając na uwadze cele takie jak:
• wzajemna edukacja,
• systemowe podejście w zakresie standardów i dobrych praktyk,
• ułatwienie procesów zakupowych – ustalenie i publikacja dobrych praktyk i narzędzi przetargowych,
• optymalizacja procesów i kosztów – oszczędność czasu i pieniędzy,
• wzajemny wpływ i dbałość o jakość komunikacji marketingowej,
• lepsza policzalność i transparentność zakupów marketingowych,
• poznanie istotnych zmiennych kosztowych we wszystkich kategoriach marketingowych,
• lepsze długofalowo zarządzanie dostawcami – lepsze zarządzanie ryzykiem dostawcy i możliwość współpracy z najlepszymi dostawcami z rynku,
• gwarancja weryfikacji rynku i wykorzystania szans rynkowych w zakresie najlepszych usług i dostawców,
• znajomość rynku dostawców w kategoriach marketingowych – lepsza selekcja podmiotów do przetargów i tym samym lepsza selekcja partnerów do realizacji zadań spółki,
• lepsze oferty kosztowe (uwzględniające czas dla partnera na optymalizację procesów i kosztów wewnętrznych oraz negocjację ewentualnych kosztów trzecich),
• lepsze zarządzanie czasem w procesach przetargowych i tym samym mniejsze koszty przetargów po stronie reklamodawcy i agencji,
• lepsza jakość komunikacji marketingowej.

Eksperci
W Dobrym Przetargu udział wzięło wielu branżowych ekspertów. Wśród nich jest 42 ekspertów ze strony reklamodawcy (zakupy i marketing), 36 ekspertów ze strony agencji pracujących wspólnie w 9 grupach w obszarach: komunikacja full service, digital, public relations, eventy, media, branding, produkcja filmów reklamowych, badania marketingowe, incentive travel. W grupie ze strony reklamodawców pracowały osoby z 41 firm z branż tj.: FMCG, farmaceutycznej, bankowej, ubezpieczeniowej, telekomunikacyjnej, transportowej, medialnej i rozrywkowej. W spotkaniach otwartych wzięło udział 220 osób. Z dotychczasowych publikacji ukazało się 6 rozdziałów tj. Biała Księga Branży zawierająca ogólne wytyczne i rekomendacje, Przetarg na Full Service, Przetarg Eventowy, Przetarg na PR, Przetarg na Incentive Travel oraz Przetarg na Produkcję Filmów Reklamowych. Wkrótce ukażą się kolejne pozycje tj. Przetarg mediowy, Przetarg na digital, Przetarg brandingowy, Przetarg na Badania Marketingowe.

Wśród przykładowych narzędzi przetargowych w publikacjach można znaleźć: wzór zapytania o informację – RFI dla 9 obszarów komunikacji/ kategorii zakupowych, wzorcową umowę o zachowaniu poufności – NDA, SOW (Scope Of Work), listę produktów i usług agencji w zakresie komunikacji marketingowej, wzorcowy brief i kosztorys, arkusze ocen w RFP iw RFQ, mierniki oceny, słowniki kluczowych pojęć. Po prostu niezbędne narzędzia i wzorcowe dokumenty na potrzeby przeprowadzenia profesjonalnych i zgodnych ze standardami rynkowymi przetargów dla 9 obszarów komunikacji/ kategorii zakupowych.

Biała Księga to realne korzyści
Zastosowanie rekomendacji i narzędzi wypracowanych w Białej Księdze nie znosi ani nie ogranicza konkurencyjności, nie osłabia koncentracji na cenie i jakości kupowanych usług, nie faworyzuje żadnej ze stron relacji biznesowej. Poprawia natomiast efektywność procesów i kosztów, cenę i jakość kupowanych usług, finalną efektywność kupowanych usług, transparentność, a także szybkość procesów. O korzyściach wynikających z zastosowania standardów Białej Księgi świadczą liczby. Koszty przetargów w 2016 roku wyniosły 135 912 500 mln zł netto. Dla porównania przy zastosowaniu modelu rekomendowanego w Białej Księdze te same koszty spadłyby o 41 265 000 zł.

Mając powyższe na uwadze, zapraszamy po pierwsze do dołączenia marek ambasadorów i sygnatariuszy dobrych praktyk i wsparcie Dobrego Przetargu poprzez wizerunek Państwa marki. Po drugie do stosowania dobrych praktyk oraz wdrożenia ich wewnątrz organizacji. Po trzecie do edukacji na bazie opracowanych narzędzi, procesów, praktyk.

Na łamaniu standardów przetargowych finansowo tracą wszyscy. Biała Księga Branży Komunikacji Marketingowej jest szansą, by takie praktyki zniknęły. Niezwykle ważne jest działanie reklamodawców i agencji na rzecz efektywności i standardów. Liczy się każdy wspólny wkład.
Wszystkie informacje o Dialogu Branżowym oraz dostęp do publikacji dostępne na: www.dobryprzetarg.com.pl.

Projekt Dialog Branżowy wraz z Białą Księgą Branży Komunikacji Marketingowej uzyskał Patronat Honorowy Ministerstwa Rozwoju. Został wyróżniony i opublikowany w Raporcie Forum Odpowiedzialnego Biznesu „Odpowiedzialny biznes w Polsce 2017. Dobre praktyki” jako przykład dobrej praktyki CSR. Znalazł się w opracowaniu Ministerstwa Rozwoju i Inwestycji pt. „Organizacje branżowe a etyka biznesu. Jak organizacje branżowe mogą wyznaczać i egzekwować standardy etyczne. Przewodnik po dobrych praktykach” jako przykład „Wypracowywania standardów postępowania w zakresie konkretnych wyzwań w branży na drodze dialogu”. Publikacja przygotowana przez Grupę roboczą ds. etyki i standardów odpowiedzialnego prowadzenia biznesu w ramach Zespołu do spraw Zrównoważonego Rozwoju i Społecznej Odpowiedzialności Przedsiębiorstw, organu pomocniczego Ministra Inwestycji i Rozwoju.

Olga Krzemińska-Zasadzka – Managing director agencji eventowej POWER, członek zespołu i ekspert w Dialogu Branżowym. Inicjatorka Agencji Power (dawniej PowerSport), członek – założyciel Stowarzyszenia Branży Eventowej, wieloletni członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej /2010-2017/. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej i Wyższej Szkoły Biznesu i Administracji im. Koźluka w Warszawie. Zaczęła swoją przygodę w branży od wyjazdów narciarskich (1997), turniejów squash-a (w latach 2002-2004 vice Mistrzyni Polski w Squash-u) oraz wydarzeń i wyjazdów sportowych i motoryzacyjnych. Prywatnie lubi wyjazdy i sport w każdym wydaniu – dzięki pracy w agencji ma większe możliwości realizować swoje pasje i zarażać nimi innych. Laureat nagród: Solidna Firma, Procon Awards, Tygrysy Biznesu, Platynowy Certyfikat Polish Product, Firma Roku, MP Power Awards portalu Meeting Planner w kategorii Team-building/Outdoor, medalu Meeting Planner w kategorii Wydarzenie/ Usługa Roku, laureat Polskiego Internetu w kategorii „Rozrywka i Rekreacja” oraz certyfikatu „Wiarygodna Firma”. Członek Stowarzyszeń: SBE, SKKP, SOIT, Site.

Artykuł ukazał się w ostatnim wydaniu magazynu OOH event!
Wersja online dostępna TUTAJ.