Dobry event zaczyna się na zapleczu. Dlaczego samo miejsce, menu i pomysł już nie wystarczą?

Rynek eventowy coraz mocniej odchodzi od myślenia o wydarzeniu jako o zbiorze osobnych usług: miejsca, cateringu, scenografii, atrakcji, techniki i obsługi. Firmy oczekują dziś wydarzeń, które nie tylko dobrze wyglądają w prezentacji, ale przede wszystkim sprawnie działają w praktyce. O jakości eventu coraz częściej decyduje więc nie pojedynczy element, ale całe zaplecze: ludzie, logistyka, kuchnia, serwis, przestrzeń, technika i doświadczenie operacyjne.

Dobre miejsce, ciekawy scenariusz, efektowna scenografia, atrakcyjne menu, światło, muzyka, zdjęcia, które później dobrze wyglądają w social mediach – to wszystko nadal ma znaczenie. Problem zaczyna się wtedy, gdy wydarzenie zostaje zaprojektowane głównie na poziomie efektu, a nie działania.

Uczestnik nie ocenia eventu w częściach. Nie zastanawia się, czy opóźnienie wynikało z kuchni, programu, techniki czy komunikacji między zespołami. Nie analizuje również, czy kolejka była efektem pracy cateringu, organizatora, obiektu czy źle zaplanowanej przestrzeni. Zapamiętuje całość: czy wydarzenie było płynne i czy ktoś nad tym wszystkim panował.

– W eventach bardzo łatwo zachwycić się pomysłem, lokalizacją, scenariuszem czy menu. To są ważne elementy, ale same nie wystarczą. O jakości wydarzenia bardzo często decyduje to, czego nie widać na pierwszy rzut oka: przygotowanie zespołu, komunikacja między kuchnią, serwisem i obsługą, logistyka dostaw, zaplecze techniczne i gotowość na zmiany, które zawsze mogą pojawić się w trakcie realizacji – mówi Damian Wiatrak, Dyrektor Zarządzający Grupy Place Care.

Coraz większym błędem jest traktowanie wydarzenia jako sumy osobnych usług. Taki model może wyglądać dobrze w kosztorysie, ale w dniu realizacji wszystkie te elementy zaczynają na siebie wpływać: kuchnia zależy od programu, serwis od układu sali albo terenu, logistyka od dostępu do zaplecza i godzin dostaw, technika od przestrzeni, zaś przepływ gości od tego, gdzie ustawiono wejście, bufety, scenę, strefy odpoczynku czy punkty z napojami. Jeśli te elementy nie są zsynchronizowane, problem rzadko zostaje na zapleczu. Prędzej czy później widzi go uczestnik: w opóźnieniu, kolejce, dezorientacji, zbyt długim oczekiwaniu albo poczuciu chaosu. Wtedy nie ma już znaczenia, który podwykonawca zawiódł – w oczach uczestnika zawiodło wydarzenie.

Dlatego coraz ważniejsza staje się operacyjna strona eventów. Nie tylko to, co pokażemy gościom, ale to, czy za koncepcją stoi zespół zdolny przeprowadzić ją w praktyce. Liczy się jasny podział odpowiedzialności, wspólny plan dla kuchni, serwisu, techniki i obsługi, dopasowanie miejsca do formatu wydarzenia oraz włączenie cateringu w scenariusz, a nie traktowanie go jako dodatku ustawionego gdzieś obok. Równie ważne jest przewidzenie momentów krytycznych: wejścia gości, pierwszego serwisu, przerw, zmiany tempa programu, pogody, transportu, dostępu do prądu, wody, chłodzenia czy zaplecza.

– Dobre wydarzenie nie zaczyna się w momencie wejścia pierwszego gościa. Zaczyna się dużo wcześniej: w planowaniu dostaw, ustawieniu pracy kuchni, przygotowaniu zespołu, zaplecza oraz wariantów awaryjnych. Jeśli te decyzje są dobrze podjęte, uczestnik często nawet ich nie zauważa. I właśnie o to chodzi – dodaje Damian Wiatrak.

Szczególnie mocno widać to przy wydarzeniach outdoorowych, które w ostatnich latach zyskały na znaczeniu w komunikacji firm, HR, employer brandingu i działaniach integracyjnych. Plener daje inną energię niż klasyczna sala: więcej swobody, kontaktu z naturą, przestrzeni do rozmowy i mniej formalną atmosferę. Jednocześnie organizacyjnie jest jednym z bardziej wymagających formatów. W sali wiele rzeczy ratuje infrastruktura: kuchnia, magazyn, ciągi serwisowe, stałe zaplecze techniczne, ściany, za którymi można ukryć część pracy. W plenerze tej taryfy ulgowej nie ma. Trzeba przewidzieć transport, chłodzenie, dostęp do mediów, drogę serwisu, zapas sprzętu, pogodę, ustawienie punktów gastronomicznych, przepływ uczestników i sposób komunikacji między zespołami. To, co w obiekcie bywa oczywiste, w terenie musi zostać zaplanowane od zera.

Właśnie dlatego na rynku coraz większe znaczenie mają projekty, które łączą kilka kompetencji: miejsce, kuchnię, logistykę, obsługę i doświadczenie operacyjne. Nie chodzi o to, aby jedna firma robiła wszystko za wszystkich. Chodzi o sposób myślenia, w którym wydarzenie jest traktowane jako całość, a nie lista usług doklejanych do siebie na końcu.

– Rynek eventowo-gastronomiczny potrzebuje dziś projektów, które potrafią połączyć ludzi, kuchnię, miejsce, logistykę i doświadczenie operacyjne. Uczestnik nie widzi całego zaplecza, ale bardzo szybko czuje, czy ono działa. Najlepsze eventy wyglądają lekko właśnie dlatego, że od strony operacyjnej są dobrze przepracowane – podkreśla Damian Wiatrak.

Firmy coraz częściej oczekują od wydarzeń konkretnego efektu: lepszej integracji, silniejszych relacji, wsparcia sprzedaży, kontaktu z klientami, komunikacji wartości marki albo zaangażowania pracowników. W takim podejściu event nie jest już tylko datą w kalendarzu i ciekawą realizacją do pokazania po fakcie – staje się narzędziem biznesowym, które musi być dobrze zaprojektowane nie tylko wizualnie, ale przede wszystkim operacyjnie.

Stąd przyszłość rynku eventowego nie należy do pojedynczych usług działających obok siebie. Należy do tych, którzy rozumieją, że dobre wydarzenie jest żywym mechanizmem, złożonym z ludzi, decyzji, czasu, przestrzeni, kuchni, techniki, pogody, emocji i setek drobnych zależności. Dobry event nie polega na tym, że wszystko wygląda efektownie przez pierwsze pięć minut, lecz na tym, że przez cały czas ktoś nad nim naprawdę panuje. A tego nie buduje się samym pomysłem, lecz zapleczem.

Więcej newsów z branży TUTAJ.