Współpraca z agencjami eventowymi w trakcie pandemii – rekomendacja SAR i PSML

Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR opracowało rekomendację współpracy  klientów z agencjami eventowymi. Rekomendację wsparło również Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML. Treść listu skierowana jest do rynku oraz przedstawicieli firm odpowiedzialnych za marketing i zakupy.

Celem inicjatywy SAR jest ograniczanie skutków pandemii w obszarze usług organizacji wydarzeń i marketing experience, które dotykają bezpośrednio agencje eventowe, ale i klientów. Główne postulaty mają uwrażliwić rynek na dwa aspekty:

• niewykluczanie dostawców wybranych przed pandemią do obszaru eventów, w realizacjach wydarzeń online,
• obniżenie do minimum kosztów przetargów w trakcie pandemii i w sytuacji branży eventowej, bez uchylania potrzeby weryfikacji potencjalnych partnerów, rynku usług czy szans rynkowych.

Przedłużanie umów ramowych (zawartych przed pandemią) na obsługę spotkań i wydarzeń o co najmniej 12 miesięcy, może być praktyczną odpowiedzią rynku na nową sytuację.

– Wydarzenia online należy kwalifikować jako działania eventowe. Agencje działające w tym obszarze wypracowały kompetencje oraz posiadają narzędzia do realizacji wydarzeń zarówno offline, jak i online. Omijanie ich w zapytaniach o organizację wydarzeń online czy ponowne rozpisywanie przetargów na niniejszy obszar, pomimo posiadania umów ramowych z partnerami zweryfikowanymi wcześniej, jest nieefektywne. Generuje zbędne koszty procesów dla obu stron w samym środku pandemii i nie gwarantuje jakości wydarzeń na poziomie strategicznym dla komunikacji marki – podkreśla w liście do klientów Paweł Tyszkiewicz, Dyrektor Zarządzający SAR.

Straty wynikające z takich praktyk są oczywiste dla agencji, ale także dla klientów – to m.in. generowanie kosztów zbędnych procesów i ryzyka dla jakości tych usług. Podmiot, który realizuje transmisję online, bez doświadczenia w eventach i marketingu doświadczeń, nie będzie w stanie skutecznie zrealizować celów komunikacyjnych i biznesowych marki, oraz efektywnego dotarcia do grupy docelowej.

– Weryfikacja partnerów, rynku usług czy szans rynkowych jest dla nas oczywista. Jednocześnie jesteśmy w pandemii i ochrona, utrzymanie czy rozwój swojego biznesu jest dla wszystkich uczestników rynku kluczowa. Dotyczy to w równym stopniu zamawiających, jak i dostawców. Współpraca z partnerami,
z którymi wspólnie pracowaliśmy nad wzajemnym zrozumieniem i zrozumieniem naszych klientów, dziś inwestującymi w kompetencje online, jest pierwszą logiczną opcją w zaistniałej sytuacji. Utrzymanie relacji zwiększa szansę na efektywny powrót do tak pożądanych bezpośrednich kontaktów z klientami po zakończeniu pandemii – dodaje Mariusz Gerałtowski, Prezes Zarządu PSML.

Pełna treść listu skierowanego przez SAR i PSML do rynku dostępna jest TUTAJ.

AS